Uso de la hoja electrónica de cálculo

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Actividad de consolidación.

App Mentimeter

Ahora utilizaremos Excel para aprender a utilizar las llamadas Tablas dinámicas. ¿Sabes lo que son las Tablas dinámicas?

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etcétera.

Descarga el siguiente archivo y examínalo cuidadosamente:

Descargar

TIC4_Corte2_Insumo8.xlsx>>

El archivo está referido a las ventas de una tienda.

Las columnas representan:

1) La fecha del movimiento, representado solo con el MES.

2) El número de FACTURA emitida por ese movimiento.

3) La FORMA DE PAGO que podrá hacerse en 4 modalidades: EFECTIVO, INTERNET, CHEQUE, ó DÉBITO.

4) El IMPORTE del movimiento registrado.

5) El día exacto de la FECHA DE PAGO y

6) La clave del VENDEDOR que realizó la venta que puede ir desde E01 hasta E04.

Trabaja la tabla del documento Insumo8 para generar la información con las siguientes especificaciones, si tienes dudas de cómo llevarlas a cabo, pregunta a tu profesor(a) o consulta el tutorial en línea que más abajo se indica:

Puedes pensar que para obtener esta información será necesario realizar muchas fórmulas, filtrar campos, referencias tablas, etcétera. Nada más lejos de lo sencillo que es.

Iniciemos nuestro proceso:

1) Posiciona el cursor sobre cualquiera de las celdas de la tabla. Esto es muy importante para poder generar las tablas dinámicas.

2) Sigue la siguiente secuencia:

Insertar → Tablas → Tabla dinámica

Con esta acción aparecerá el siguiente menú:

Observa en la misma que:

- Automáticamente se establece el rango de la tabla sobre la que queremos la Tabla dinámica.

- Podemos utilizar una fuente de datos externa, hecha por ejemplo en Microsoft Access y con esto Usar el modelo de datos del mismo libro.

- También es posible elegir donde deseamos la tabla dinámica a construir, ya sea en la misma hoja existente o en una Nueva hoja.

Yo te recomiendo que utilices esta segunda opción ya que como vamos a construir varias tablas es más claro ver cada hoja por separado.

3) Al dar clic en Aceptar, se creará una nueva hoja que tendrá el siguiente aspecto:

Lo que sigue a continuación es solo arrastrar con el mouse lo que deseamos de una sección a otra.

Comencemos con la primera consulta:

a) Se desea saber, por mes, las ventas totales y ¿cuál es el vendedor que más ventas efectuó en ese mes?

Tenemos dos campos a comparar el mes y el vendedor y desde luego toda la información está basada en los importes.

En el cuadro de la derecha Campos de Tabla Dinámica, arrastra los campos determinados de la siguiente forma:

- Importe, al cuadro Valores

- Mes, al cuadro filas y

- Vendedor, al cuadro columnas. (Estos dos últimos los puedes intercambiar a tu gusto)

Con estos sencillos pasos, has generado tu primera Tabla Dinámica:

Como puedes observar tenemos la información deseada y aún más:

- Tenemos el total de las ventas en todos los meses reportados y desde luego el detalle de ventas de cada mes:

La consulta solicita ¿quién es el vendedor que más ha vendido en cada mes?

Para observar con más claridad este dato, aplica el formato de moneda a todas las correspondientes celdas y amplía las columnas cuando sea requerido:

En un análisis de la tabla observamos que para el mes de ENERO, el vendedor E02 es el que más ventas tuvo.

En el mes de FEBRERO, el vendedor E02 fue el que nuevamente tuvo mayores ventas y finalmente para el mes de MARZO el vendedor E03 es el que reportó mayores ventas.

Ve lo sencillo que fue obtener esta información sin realizar ni una sola fórmula ni aplicar funciones.

Hay algo interesante que observar: mientras posicionamos el mouse en cualquier celda dentro de la tabla, nos aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha y cuando estemos fuera de la tabla, no aparecerá.

Para tener mayor precisión de lo que estamos haciendo, cambia el título de la pestaña de la hoja a VENTAS-VENDEDOR.

Sigamos con la siguiente consulta.

b) En cada mes ¿cuál es la forma de pago más recurrente?

Hacemos la misma operación que anteriormente hicimos:

- Creamos la tabla dinámica

- La posicionamos en una nueva hoja

- Elegimos los correspondientes valores, columna y filas

- Cambiamos al formato correspondiente.

- Ajustamos columnas y

- Cambiamos el título de la hoja a: MES-FORMA DE PAGO

Ahora, te toca a ti dar respuesta a la pregunta planteada. Verifica tus respuestas con tu profesor(a).

¿Te sientes capaz de continuar solo?

c) Por vendedor, la forma en que se desplazan sus ventas en las diferentes formas de pago y los totales de la misma. Sin interesar por el momento el mes.

Observa que en este caso, debemos escoger convenientemente los campos a utilizar.

Utiliza la etiqueta: VENDEDOR-FORMA DE PAGO

Da la respuesta a la pregunta y verifícala con tu profesor(a)

d) Por mes, el promedio de ventas en cada una de las formas de pago.

Quizás no lo hayas observado, o quizás sí, pero en todos los casos anteriores, al arrastrar IMPORTE a VALORES, la operación que se realiza siempre es la Suma de dichos importes.

En el caso de la consulta que nos ocupa lo que se desea saber es el Promedio. Para cambiar este dato da clic sobre la pestaña del título Suma de IMPORTE y sigue la siguiente secuencia:

Configuración de campo de valor → Elegir el cálculo Promedio.

De esta forma tendremos la consulta: MES-VTAS PROMEDIO Y FORMA PAGO

Da la respuesta a la pregunta y verifícala con tu profesor(a)

e) Sobre la segunda Tabla dinámica insertar un gráfico de barras para observar la venta que se realiza en cada mes en las diferentes formas de pago.

La creación de los gráficos dinámicos son también muy sencillos de realizar, se pueden hacer a la par, que es lo más conveniente ya que de cualquier forma se deberá realizar la tabla dinámica para generar el gráfico. O cómo en nuestro caso, de forma posterior.

Posiciónate en la hoja 2: MES-FORMA DE PAGO.

Sigue la siguiente secuencia:

Insertar → Gráficos → Gráfico dinámico

Elije la opción de gráfico deseada y acepta.

Así tendremos nuestro gráfico que podrás completar a tu gusto: poner etiquetas, cambiar colores, fondo, etcétera:

Aquí algunas consideraciones finales:

- Si deseas mover el cuadro de diálogo de los Campos de Tablas dinámicas, basta con dar clic sobre él y arrastrarlo a la posición deseada:

- Puedes hacer modificaciones sobre la tabla original, pero estas no se verán reflejadas hasta que actualices la tabla dinámica. Para ello necesitas seguir la siguiente secuencia:

Analizar → Datos → Actualizar

- La tabla que utilices no debe tener "huecos" ni de celdas ni de columnas, esto con el fin de que la tabla dinámica funcione correctamente.

Para verificar que realizamos correctamente las consultas, añade algunos registros a la tabla GENERAL y actualiza las tablas dinámicas generadas.

VIDEO DE APOYO

Al finalizar tu trabajo, será necesario que el producto sea enviado vía correo electrónico ó añadido al portafolio de evidencias personal para que tu profesor(a) pueda revisarlo.

Tarea Semana 8

Productos y actividades solicitadas en clase:

T13.C2 Participación activa en clase
T14.C2 Documento en Excel con las especificaciones solicitadas

Productos DE TAREA A ENTREGAR:

T15.C2 Enviar al profesor vía correo electrónico las respuestas del Insumo9.doc

Descargar

TIC4_Corte2_Insumo9.docx>>

Si tienes dudas de cómo realizar este ejercicio, revisa el siguiente video:

T16.C2 Comentario de la Lectura08 en Facebook