ACTIVIDADES

A) Bienvenida

B) Ejercicio de lógica

C) Elaboración de producto 6.

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COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

Realicemos un ejercicio creativo:

Observa la siguiente tabla y resuelve el ejercicio planteado:

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El ejercicio consiste en completar la anterior tabla teniendo en cuenta la siguiente información:

Bernardo, Mario y Santiago son tres personas que viven en distintas ciudades de España: Madrid, Bilbao y Sevilla. Sus apellidos son: Botero, Moreno y Sánchez. Sus profesiones son médico, biólogo y sastre. Nacieron en Bélgica, Suecia y Malasia. Además practican diferentes deportes: béisbol, montañismo y salto largo.

 

Condiciones:

a) Las letras de sus nombres en ningún caso coinciden con las iniciales de los otros datos buscados. Por ejemplo, Bernardo no puede vivir en Bilbao, ni puede ser biólogo, ni haber nacido en Bélgica, ni apellidarse Botero, ni practicar béisbol.

b) Tres de los datos de Mario empiezan con la letra “S”.

c) Sánchez vive en Sevilla y no se llama Mario.

d) Bernardo no practica el  salto largo.

e) Santiago no es de Malasia.

 

El profesor te dará algunos minutos para poder dar las respuestas correctas.

Utilicemos el mismo, con las respuestas correctas para aprender a realizar COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA en el procesador de textos.

 

La combinación de correspondencia nos permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario. Por ejemplo, una carta puede personalizarse para dirigirse a cada destinatario por su nombre. Los orígenes de datos, como las listas, hojas de cálculo o bases de datos, están asociados al documento.

Para ello, sigue los siguientes pasos:

1)Ya que tu tutor(a) haya revelado las respuestas correctas al ejercicio, te solicitará utilizar la Hoja de Cálculo Electrónica para capturar las mismas en la tabla correspondiente al ejercicio.

De preferencia inserta una Tabla de datos en la Hoja de Cálculo:

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Al finalizar la tabla, guárdala en la computadora con el nombre Libro1.xlsx

2) Abre el procesador de textos y captura el siguiente texto:

"El personaje... de apellido... cuya profesión es..., nació en.... pero además vive en.... y practica..."

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3) En el mismo procesador de textos, sigue la siguiente secuencia para iniciar la combinación de correspondencia

Correspondencia → Iniciar combinación de correspondencia → Paso a paso...

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4) En el mismo procesador de textos, sigue la siguiente secuencia para iniciar la combinación de correspondencia

Correspondencia → Iniciar combinación de correspondencia → Paso a paso...

Inmediatamente del lado derecho aparecerá el menú que nos llevará paso a paso a la realización de la combinación de correspondencia:

El paso 1 se enfoca en seleccionar el tipo de documento  en el que se está trabajando. En nuestro caso elegimos Cartas.

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El paso 2 se enfoca a configurar las cartas. En nuestro caso elegimos Utilizar el documento actual.

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En el paso 3 seleccionaremos los destinatarios, es decir, dónde se encuentra la tabla de dónde obtendremos la información de lops registros. En nuestro caso elegiremos Examinar para buscar el documento de dónde obtendremos los destinatarios.

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Observa que al elegir el archivo tenemos la posibilidad de eliminar los registros que deseemos, si es que no se realizará la combinación sobre toda la lista.

En el paso 4 elige la opción Más elementos... para ir conformando la estructura completa del machote de las cartas.

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En el paso 5 tenemos la Vista previa de las cartas y la posibilidad de Editar lista de destinatarios....

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En el paso 6 tenemos la posibilidad de Editar cartas individuales... o directamente Imprimir.... las mismas. En nuestro caso seleccionaremos la primera opción.

Al dar clic en esta opción, inmediatamente se generará un nuevo documento llamado Cartas1 en dónde cada una de las páginas contendrá la información de cada uno de los registros:

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OJO: Antes de generar todas las cartas tenemos la oportunidad de seleccionar los registros que deben combinarse.

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Con esto tenemos completa la combinación de correspondencia.

Según lo indique tu profesor envía tu trabajo final a su correo electrónico y agrégalo al portafolio de evidencias.

TABLAS DINÁMICAS.

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Así tendremos nuestro gráfico que podrás completar a tu gusto: poner etiquetas, cambiar colores, fondo, etcétera:

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Aquí algunas consideraciones finales:

- Si deseas mover el cuadro de diálogo de los Campos de Tablas dinámicas, basta con dar clic sobre él y arrastrarlo a la posición deseada:

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- Puedes hacer modificaciones sobre la tabla original, pero estas no se verán reflejadas hasta que actualices la tabla dinámica. Para ello necesitas seguir la siguiente secuencia:

Analizar → Datos → Actualizar

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- La tabla que utilices no debe tener "huecos" ni de celdas ni de columnas, esto con el fin de que la tabla dinámica funcione correctamente.

Para verificar que realizamos correctamente las consultas,  añade algunos registros a la tabla GENERAL y actualiza las tablas dinámicas generadas.

VIDEO DE APOYO

Ahora utilizaremos Excel para aprender a utilizar las llamadas Tablas dinámicas. ¿Sabes lo que son las Tablas dinámicas?

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etcétera.

Descarga el siguiente archivo y examínalo cuidadosamente:

Insumo4.xlsx>>

El archivo (en la HOJA TABLAS_D) está referido a las ventas de una tienda.

Las columnas representan: 

1) La fecha del movimiento, representado solo con el MES.

2) El número de FACTURA emitida por ese movimiento. 

3) La FORMA DE PAGO que podrá hacerse en 4 modalidades: EFECTIVO, INTERNET, CHEQUE, ó DÉBITO.

4) El IMPORTE del movimiento registrado.

5) El día exacto de la FECHA DE PAGO y

6) La clave del VENDEDOR que realizó la venta que puede ir desde E01 hasta E04.

Trabaja la tabla del documento Insumo8 para generar la información con las siguientes especificaciones, si tienes dudas de cómo llevarlas a cabo, pregunta a tu profesor(a) o consulta el tutorial en línea que más abajo se indica:

Puedes pensar que para obtener esta información será necesario realizar muchas fórmulas, filtrar campos, referencias tablas, etcétera. Nada más lejos de lo sencillo que es.

Iniciemos nuestro proceso:

1) Posiciona el cursor sobre cualquiera de las celdas de la tabla. Esto es muy importante para poder generar las tablas dinámicas.

2) Sigue la siguiente secuencia:

Insertar Tablas Tabla dinámica

Con esta acción aparecerá el siguiente menú:

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Observa en la misma que:

- Automáticamente se establece el rango de la tabla sobre la que queremos la Tabla dinámica.

- Podemos utilizar una fuente de datos externa, hecha por ejemplo en Microsoft Access y con esto Usar el modelo de datos del mismo libro.

- También es posible elegir donde deseamos la tabla dinámica a construir, ya sea en la misma hoja existente o en una Nueva hoja.

Yo te recomiendo que utilices esta segunda opción ya que como vamos a construir varias tablas es más claro ver cada hoja por separado.

3) Al dar clic en Aceptar, se creará una nueva hoja que tendrá el siguiente aspecto:

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Lo que sigue a continuación es solo arrastrar con el mouse lo que deseamos de una sección a otra.

Comencemos con la primera consulta:

a) Se desea saber, por mes, las ventas totales y ¿cuál es el vendedor que más ventas efectuó en ese mes?

Tenemos dos campos a comparar el mes y el vendedor y desde luego toda la información está basada en los importes.

En el cuadro de la derecha Campos de Tabla Dinámica, arrastra los campos determinados de la siguiente forma:

- Importe, al cuadro Valores

- Mes, al cuadro filas y

- Vendedor, al cuadro columnas. (Estos dos últimos los puedes intercambiar a tu gusto)

Con estos sencillos pasos, has generado tu primera Tabla Dinámica:

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Como puedes observar tenemos la información deseada y aún más:

- Tenemos el total de las ventas en todos los meses reportados y desde luego el detalle de ventas de cada mes:

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La consulta solicita ¿quién es el vendedor que más ha vendido en cada mes?

Para observar con más claridad este dato, aplica el formato de moneda a todas las correspondientes celdas y amplía las columnas cuando sea requerido:

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En un análisis de la tabla observamos que para el mes de ENERO, el vendedor E02 es el que más ventas tuvo.

En el mes de FEBRERO, el vendedor E02 fue el que nuevamente tuvo mayores ventas y finalmente para el mes de MARZO el vendedor E03 es el que reportó mayores ventas.

Ve lo sencillo que fue obtener esta información sin realizar ni una sola fórmula ni aplicar funciones.

Hay algo interesante que observar: mientras posicionamos el mouse en cualquier celda dentro de la tabla, nos aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha y cuando estemos fuera de la tabla, no aparecerá.

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Para tener mayor precisión de lo que estamos haciendo, cambia el título de la pestaña de la hoja a VENTAS-VENDEDOR.

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Sigamos con la siguiente consulta.

 

b) En cada mes ¿cuál es la forma de pago más recurrente?

Hacemos la misma operación que anteriormente hicimos:

- Creamos la tabla dinámica

- La posicionamos en una nueva hoja

- Elegimos los correspondientes valores, columna y filas

- Cambiamos al formato correspondiente.

- Ajustamos columnas y

- Cambiamos el título de la hoja a: MES-FORMA DE PAGO

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Ahora, te toca a ti dar respuesta a la pregunta planteada. Verifica tus respuestas con tu profesor(a).

¿Te sientes capaz de continuar solo? 

c) Por vendedor, la forma en que se desplazan sus ventas en las diferentes formas de pago y los totales de la misma. Sin interesar por el momento el mes.

 

Observa que en este caso, debemos escoger convenientemente los campos a utilizar.

Utiliza la etiqueta: VENDEDOR-FORMA DE PAGO

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Da la respuesta a la pregunta y verifícala con tu profesor(a)

 

d) Por mes, el promedio de ventas en cada una de las formas de pago.

Quizás no lo hayas observado, o quizás sí, pero en todos los casos anteriores, al arrastrar IMPORTE a VALORES, la operación que se realiza siempre es la Suma de dichos importes.

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En el caso de la consulta que nos ocupa lo que se desea saber es el Promedio. Para cambiar este dato da clic sobre la pestaña del título Suma de IMPORTE y sigue la siguiente secuencia:

Configuración de campo de valor → Elegir el cálculo Promedio.

De esta forma tendremos la consulta: MES-VTAS PROMEDIO Y FORMA PAGO

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Da la respuesta a la pregunta y verifícala con tu profesor(a)

 

e) Sobre la segunda Tabla dinámica insertar un gráfico de barras para observar la venta que se realiza en cada mes en las diferentes formas de pago.

La creación de los gráficos dinámicos son también muy sencillos de realizar, se pueden hacer a la par, que es lo más conveniente ya que de cualquier forma se deberá realizar la tabla dinámica para generar el gráfico. O cómo en nuestro caso, de forma posterior.

 

Posiciónate en la hoja 2: MES-FORMA DE PAGO.

Sigue la siguiente secuencia:

Insertar → Gráficos → Gráfico dinámico

 

Elije la opción de gráfico deseada y acepta.

MACROS EN EXCEL.

Ahora utilizaremos el mismo Insumo4, pero en la HOJA MACROS:

 

El formato CAPTURA PROVISIONAL DE FACTURAS del Insumo, crearemos la primera MACRO que cambie el formato del NOMBRE DEL CLIENTE y de la CLAVE de un producto que el empleado detecte que ya está a punto de acabarse.

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Ahora realizaremos una macro que limpie el formato, es decir, elimine la información de todos los campos a capturar cada que se desee hacer una nueva captura de datos. De la misma forma asigna esta macro a un botón.

Observa que los SUBTOTALES y el TOTAL son operaciones ya definidas que no deberán borrarse.

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HIPERVÍNCULOS.

Y al dar clic en el mismo, el mouse llegará hasta la celda que designamos como destino.

 

 

II. Hipervínculo para abrir un documento externo

 

1. Posiciona el mouse en la celda B3.

2. Da clic derecho y en el menú contextual que aparece elige la opción Vínculo.

3. Selecciona la opción Archivo o página web existente, busca la carpeta y el documento que se desea abrir en el hipervínculo creado. Finaliza con Aceptar.

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III. Hipervínculo a un sitio web

 

1. Posiciona el mouse en la celda B3.

2. Da clic derecho y en el menú contextual que aparece elige la opción Vínculo.

3. Selecciona la opción Archivo o página web existente. En la opción Dirección escribe la dirección web que se desea ubicar en el hipervínculo creado. Finaliza con Aceptar.

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IV. Hipervínculo a un documento nuevo de Excel

 

1. Posiciona el mouse en la celda B3.

2. Da clic derecho y en el menú contextual que aparece elige la opción Vínculo.

3. Selecciona la opción Crear nuevo documento. En la opción Nombre del nuevo documento escribe el nombre del documento que se creará. Si lo deseas, puedes cambiar la ubicación del nuevo documento creado. Finaliza con Aceptar.

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VIDEO DE APOYO

Este documento cuenta con un juego llamado Adivinando.

Como ya lo habíamos mencionado, Excel es una poderosa herramienta para realizar cálculos, sin embargo, un día me puse a pensar que esa cualidad podía extrapolarse[4] para crear muchas más cosas, así que me di a la tarea de implementar algunos “juegos” utilizando funciones avanzadas e hipervínculos.

Objetivo del juego: Solicitar al usuario pensar un número cualquiera, realizar con él una serie de operaciones para al final, adivinar el resultado y dejar al usuario sorprendido.

 

Herramientas utilizadas:

- Hipervínculos. Para llevar al usuario de pantalla en pantalla, regresar el juego y al final mostrar el “truco” del mismo.

 

1) En la celda I5 (Texto: ), agrega un hipervínculo a la celda A73 de la misma hoja ADIVINANDO

 

En la celda I8 (Texto: No), simplemente crea un nuevo documento de Excel.

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Consideraciones:

a) Cada vez que cambiamos alguna celda de texto a un hipervínculo, éste texto cambiará su formato original.

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Es recomendable regresarlo al formato que tenía o crear un nuevo formato llamativo.

b) Para no dejar “basura” en los enlaces que se vayan realizando, será necesario cambiar la información en pantalla que aparece al posicionar el mouse sobre el hipervínculo:

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Para esto, antes de terminar la aceptación del mismo, realiza la siguiente secuencia:

Clic derecho sobre la celda → Modificar hipervínculo → Info. en pantalla → (modificar el texto) → Aceptar → Aceptar

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2) En la celda I68 (Texto: Continuar), agrega un hipervínculo a la celda A122 de la misma hoja ADIVINANDO.

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3) En la celda I114 (Texto: Continuar), agrega un hipervínculo a la celda A174 de la misma hoja ADIVINANDO.

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4) En la celda I167 (Texto: Continuar), agrega un hipervínculo a la celda A225 de la misma hoja ADIVINANDO.

5) En la celda I218 (Texto: Continuar), agrega un hipervínculo a la celda A275 de la misma hoja ADIVINANDO.

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6) En la celda I267 (Texto: Ya te perdiste???), agrega un hipervínculo a la celda A43 que le permita al usuario regresar y

En la celda K271 (Texto: Continuar), agrega un hipervínculo a la celda A330 de la misma hoja ADIVINANDO.

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7) En la celda I323 (Texto: Listo????), agrega un hipervínculo a la celda A381 de la misma hoja ADIVINANDO.

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8) En la celda I377 (Texto: Continuar), agrega un hipervínculo a la celda A432 de la misma hoja ADIVINANDO.

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9) En la celda I424 (Texto: Volver a jugar), agrega un hipervínculo a la celda A43 de la misma hoja ADIVINANDO.

En la celda B430 (Texto: Te gustaría saber cuál es el truco??), agrega un hipervínculo a la siguiente página web https://www.ticbachilleres.com/truco, para que al dar clic la misma se despliegue.

Aquí se explica el “truco” de por qué, independientemente del número que se piense, siempre quedará 3 al final de todas las operaciones. Revísalo con cuidado, ya que la explicación es muy ingeniosa.

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Hipervínculos en la hoja de cálculo electrónica.

I. Hipervínculos a una ubicación dentro del mismo documento

 

Dentro de una hoja de cálculo es posible direccionar de una celda a otra. Pon atención en la siguiente imagen que utilizaremos para ejemplificar los ejemplos descritos a continuación.

 

En la celda B3 tenemos el texto CONTINUAR… y en la celda D11 tenemos el texto NUEVA POSICIÓN.

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Se desea crear un hipervínculo de B3 a D11.

 

1. Posiciona el mouse en la celda B3.

2. Da clic derecho y en el menú contextual que aparece elige la opción Vínculo.

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3. Selecciona la opción Lugar de este documento y en Escriba la referencia de celda escribe la dirección de la celda final, que en este caso es D11. Finaliza con Aceptar.

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D) Conclusiones de la sesión y del taller