Crear y manipular Documentos Maestros en Word 

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Documento maestro

En este ejercicio aprenderemos cómo convertir un documento en un documento maestro, que enlazará con varios subdocumentos.

Para ello, utilizaremos los archivos Temario.docxUnidad1.docx que encontrarás al final de esta página.

En el archivo Temario.docx encontrarás los títulos de los temas de un curso. La idea es enlazar cada uno de ellos con un documento que contenga un resumen del tema o anotaciones personales y apuntes sobre lo que consideres más destacable. Por ejemplo, enlazando el archivo Unidad1.docx al texto 1. Mi primer documento, y el resto de unidades con documentos de creación propia.

  1. Abre el archivo Temario.

  2. Cambia a vista esquema desde la pestaña Vista → Esquema. Observa cómo cambia la vista y se añade la pestaña Esquema a la cinta.

  3. Los documentos maestros se crean sobre documentos estructurados. Por lo tanto, selecciona el primer elemento (1. Mi primer documento) y modifica su nivel de Texto independiente a Nivel 1.

  4. En realidad queremos que todos los elementos sean de Nivel 1. Modificarlos uno a uno sería costoso, así que pulsa las teclas CTRL+E para seleccionar todo el documento y luego selecciona el Nivel 1 en la cinta.

  5. Ahora ya podemos crear el documento maestro. Pulsa Mostrar documento.

  6. Selecciona 1. Mi primer documento y haz clic en Insertar para enlazar el documento con nuestro archivo Unidad1.docx.

  7. En la ventana Insertar subdocumento, localiza, selecciona y abre Unidad1.docx. Es posible que se muestre un cuadro de diálogo preguntándonos si cambiar el nombre de los estilos coincidentes, en tal caso indicaremos que Sí a todo.

  8. Ahora, el documento maestro presenta el contenido de Unidad1.docx, rodeado por un borde que delimita el subdocumento. A continuación se muestran el resto de títulos de unidad.

  9. Localiza y selecciona 2. El entorno de Word y pulsa el botón Crear de la pestaña Esquema.

  10. Repite este último paso con el resto de unidades. Para no tener que ir uno por uno, te recomendamos que los selecciones todos a la vez y luego pulses Crear.
    Para seleccionarlos todos haz clic en el signo + que hay junto al título de la unidad 3. Luego, pulsa MAYÚS y sin soltar la tecla, haz clic sobre el signo + de la unidad 24. Quedarán seleccionados todos los títulos, y ya sólo te quedará pulsar el botón.
    Word se comportará de una forma inteligente, asignando un subdocumento a cada título en vez del mismo para todos.

  11. Haz clic en Guardar  o pulsa las teclas CTRL+G. Si accedes a la carpeta donde se encuentra Temario.docx en tu disco duro, podrás comprobar que se han creado los archivos correspondientes a cada una de las unidades. Se llamarán 2.docx, 3.docx, 4.docx... hasta 24.docx.

Manipular Documentos maestros

En este ejercicio aprenderemos cómo utilizar las opciones de la cinta correspondientes al documento maestro. Mientras lo hacemos, iremos aprendiendo cómo se comportan los documentos maestros cuando trabajamos con ellos.

Vamos a utilizar el archivo Temario.docx que hemos modificado en el ejercicio anterior.

  1. Abre el archivo Temario.docx y usa la vista Esquema, si no lo estás haciendo ya. Es muy posible que en lugar del contenido, se muestren una serie de enlaces que apuntan a la dirección (o ruta) de cada subdocumento.

  2. Haz clic en Mostrar documento si esta opción no se encuentra activa. Así verás cada ruta enmarcada con un fino borde gris, que indica dónde empieza y dónde acaba cada subdocumento.

  3. Prueba a activar y desactivar la opción Expandir subdocumentos/Contraer subdocumentos, de modo que se muestre o no el contenido de cada archivo. Al final, déjalos expandidos, de modo que se muestre el texto de la Unidad1.docx, y del resto.

  4. Haz doble clic sobre el icono  

que está situado en la esquina superior izquierda del contenido del subdocumento. Se abrirá una nueva ventana con el documento en cuestión, abierto de forma independiente.

5. Minimízala y observa el pequeño candado que se ha dibujado bajo el icono. Se trata del símbolo que identifica el subdocumento como bloqueado. Es decir, que no podremos modificar el contenido de Unidad1.docx desde el documento maestro hasta que cerremos la ventana donde se encuentra abierto.

6. Comprueba que esto es así, intenta escribir algo en el documento maestro dentro del apartado de la primera unidad. No podrás.

7. Pulsa el botón de la cinta Bloquear documento para desactivar el bloqueo. Un mensaje de aviso nos indicará que no podemos desbloquearlo hasta que cerremos la ventana en que se está mostrando el archivo.

8. Maximiza de nuevo la ventana Unidad1.docx y ciérrala. Observa como el candado del documento maestro ha desaparecido.

9. Trata de realizar modificaciones en el apartado Unidad1.docx del documento maestro. Observarás que ahora sí que es posible.

10. Para finalizar, vamos a desvincular la Unidad1.docx del documento maestro. Sitúa el punto de inserción dentro del cuadro que delimita este subdocumento y pulsa el botón Desvincular de la cinta. Observarás que ahora ya no se muestra delimitado por el borde gris.

11. Pulsa Contraer subdocumentos. Ve bajando la barra de desplazamiento para observar que el texto de la Unidad1 ahora forma parte del propio documento, y que por eso es el único apartado que no muestra la dirección con la localización del archivo.

12. Selecciona todo el texto correspondiente a la Unidad 1 y elimínalo pulsando la tecla SUPR.

13. Pulsa Expandir subdocumentos y escribe 1. Mi primer documento antes del apartado 2. El entorno de Word.

14. Selecciónalo y aplícale un Nivel 1 como al resto de apartados. Luego pulsa Mostrar documento y haz clic en la herramienta Crear.

15. Guarda los cambios, para que así se guarde en el disco duro el archivo 1.docx que corresponderá con este nuevo subdocumento.

16. Comprueba, en tu equipo, que el archivo Unidad 1 sigue existiendo y que no ha sufrido ninguna modificación. Esto es así porque no hemos modificado nada en él cuando ha permanecido como subdocumento del maestro, y porque, en realidad, Desvincular sólo elimina la relación entre ambos, no su contenido.

Temario.docx >>

Unidad1.docx >>

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